Einfach planen und mehr erreichen mit Kanban

Kürzlich war ich bei einem Kunden, der mir stolz seine To Do-Liste in OneNote zeigte. Als er anfing zu scrollen und nicht mehr aufhören wollte, sagte ich nur: «Na, dann sollten wir uns mal deine To Do Liste anschauen.» «Warum? Ist sie nicht schön und gut? Was muss ich ändern, wo muss ich anfangen?», waren seine Fragen. Und ich antwortete nur: «deine Liste ist schön, aber du solltest dich auf die Umsetzung konzentrieren statt nur zu planen.» Er ist kein Einzelfall. Ich treffe immer wieder Menschen, die planen und eine Aufgabenliste nach der anderen erarbeiten und vor lauter Aufgaben und Projekten den Wald nicht mehr sehen.

Eine gute Variante, dieses Problem in den Griff zu bekommen, ist Kanban. Ein Japaner namens Taiichi Ohno hat in den 50er Jahren eine Methode entwickelt aus welcher später Kanban entstand. Im Wesentlichen geht es darum:

1.  Transparent zu sein:

Ich schaffe für mich und andere eine Übersicht, in dem ich meine Aufgaben in To Do (also was habe ich vor?) in Doing (Was mache ich gerade) und Done (was habe ich beendet) unterteile.

2.  Aufgaben zu stückeln:

Das heisst, ich unterteile meine Aufgaben in kleine Häppchen welche ich auch verarbeiten kann, ein.

3.  Anfangen:

Ich gehe weg vom Planen und komme ins tun.

Am einfachsten zeichne ich auf einem grossen Blatt Papier (Packpapier oder Flip-Chart) drei Spalten auf: To Do (zu erledigen), Doing (in Arbeit) und Done (erledigt). Nehmen Sie nun Ihre Aufgaben oder Projekte und teilen Sie diese in kleine Schritte auf. Schreiben Sie diese Schritte auf Post-its. Überlegen Sie kurz, wie lange die Erledigung der Aufgabe dauern wird, ob Sie weitere Hilfe oder Ressourcen benötigen und wie dringend sie ist.

Nun kleben Sie die Aufgabe in die erste Spalte, nämlich die To Do Spalte. Nun wandert die Aufgabe von links nach rechts. Teilen Sie komplexe Gedanken in kleinere Schritte oder Teile auf dies schafft Klarheit. Entfernen Sie redundante Wörter, um wiederum eine prägnante Formulierung zu erzielen. Verwenden Sie präzise Wörter und Redewendungen, um die gewünschte Bedeutung genau zu vermitteln.

Wenn Sie die Aufgabe in Angriff nehmen, wandert sie aus der To Do-Spalte in die Doing-Spalte und wenn sie erledigt ist, in die Done-Spalte. Einer der wichtigsten Punkte ist das sogenannte «Work in Progress-Limit», auch bekannt als «WIP-Limit». Diese Grenze sollte vor allem in der Doing-Spalte tief gehalten werden. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht mehr als drei Aufgaben gleichzeitig in dieser Spalte haben. Dies würde dazu führt, dass Sie sich mit zu vielen Aufgaben beschäftigen respektive, Sie beschäftigen sich damit keine zu vergessen.