Sitzungen - Viel Aufwand, wenig Ertrag!

Autor Willy Knüsel

Manager und Sachbearbeiter vertun enorm viel Zeit an Meetings, je nach Funktion bis zu zwei Drittel ihrer Arbeitszeit. Gemäss Produktivitätsstudien ist mindestens jedes zweite Meeting überflüssig.

Hier einige Tipps, wie Sie diesen Missstand beheben können:

Definieren Sie das Ziel der Sitzung und wenn es erreicht ist, beenden Sie sie.
Fragen Sie sich, was passiert, wenn die Sitzung nicht stattfindet. Falls die Antwort «wenig» ist, haben Sie den Mut, die Sitzung abzusagen oder nicht zu organisieren.
Nur Leute einladen, die in der Materie kompetent sind und etwas beitragen können.
Verlangen Sie, dass alle Teilnehmer vorbereitet sind und Ziel und Traktanden kennen.
Beschränken Sie die Redezeit und halten Sie die Teilnehmer stur auf Zielkurs.
Zeigen Sie Umsetzungsstärke: Wer macht was bis wann? Dazu gehört auch, dass das Ergebnis kontrolliert wird.

Machen Sie am Schluss der Sitzung eine Feedbackrunde und fragen Sie:

Ist das Ziel erreicht?
Waren alle vorbereitet?
War die Sitzung konkret und produktiv?
Wurden konkrete Schritte veranlasst?

Berechnen Sie die Lohnkosten einer Sitzung

Im Internet können Sie Timer für den PC herunterladen, welche Ihnen die Kosten einer Sitzung berechnen. Sie können damit die Anzahl Teilnehmer und den durchschnittlichen Stundenlohn eingeben und den Timer starten.

Am Ende der Sitzung können Sie ablesen, was die Sitzung gekostet hat – oft ein heilsamer Schock - und diskutieren, ob das Ergebnis der Sitzung die Kosten rechtfertigt.

Noch wirksamer, projizieren Sie den Timer mit den auflaufenden Kosten auf die Leinwand.