Zeitmanagement in kleinen Schritten

Im Zeitmanagement geht es nicht darum, jeder Aufgabe so wenig Zeit wie möglich zu widmen, sondern darum, Prioritäten zu setzen. Wer das nicht kann, ist schon mit einer geringen Zahl von Aufgaben überfordert.

Daniel Vasella zum Beispiel leitete Novartis, sass im Verwaltungsrat von Pepsi und Daimler, war Berater des Bürgermeisters von Schanghai und arbeitete in zahllosen weiteren Organisationen mit. Und doch wirkte er nicht übermässig gestresst.

Die Vermutung liegt nahe, dass Topmanager wie Vasella ihre knapp bemessene Zeit nahezu perfekt organisieren.

Mit den Anforderungen im Beruf steigt der Zeitdruck

Viele Studien haben in den letzten Jahren bestätigt, dass die meisten Berufstätigen Mühe haben, ihre Zeit effizient einzusetzen. Das hängt unter anderem damit zusammen, dass die beruflichen Anforderungen steigen und Vorgesetzte immer weniger festlegen, wann Mitarbeiter ihre Arbeit erledigen.

Zeitmanagement wird in Zukunft sogar noch an Bedeutung gewinnen. Und ein effizienter Umgang mit der Zeit steigert die Leistung und Zufriedenheit, während Zeit-Chaoten besonders häufig unter negativem Stress leiden.

Eines der häufigsten Probleme bei der Arbeit ist, unangenehme Aufgaben zu verschlampen.

Dies ist nicht etwa ein individuelles Versagen, sondern ein tief verwurzeltes menschliches Verhalten. Die Wissenschaft hat eine überzeugende Erklärung dafür: Dinge verlieren desto mehr an Wert, je weiter in der Zukunft sie liegen.

Teilnehmer einer Studie in den USA wollten zum Beispiel lieber sofort 69 Dollar erhalten als 100 Dollar ein Jahr später. Würden sie das Geld aber nicht gleich ausgeben, sondern zinsbringend anlegen, hätten sie ein Jahr darauf selbst bei einem Zins von 5 Prozent nur 72.45 Dollar. Sie haben also ein viel besseres Angebot ausgeschlagen.

Die Ergebnisse der Studien sind für Zeitmanagement-Forscher aufschlussreich: Unangenehme Arbeiten verschieben wir besonders gern auf einen späteren Zeitpunkt, weil uns zukünftige Unannehmlichkeiten nicht so bedrängend scheinen.

Aber sobald dieser Zeitpunkt gekommen ist, setzen wir alles daran, die Arbeit erneut in eine vermeintlich bessere, weil fernere Zukunft zu verlegen.

Aufgaben zu verschieben ist nur eines von vielen Problemen im Umgang mit der Zeit. Viele andere lassen sich aber darauf zurückführen: Ablenkung zum Beispiel, aber auch die Unfähigkeit, Nein zu sagen und zu delegieren, oder Unordnung am Arbeitsplatz.

Störungen sind ein guter Grund, Arbeit aufzuschieben

• Wer sich allzu leicht durch Telefonate, E- Mails oder Besucher ablenken lässt, dem sind diese Störungen eine willkommene Ausrede, um andere Arbeiten aufzuschieben.
• Der weit verbreitete Mangel an langfristiger Planung hat dieselbe Ursache: Planung ist eine Zeitinvestition, die sich erst in Zukunft auszahlt und uns darum nicht so wichtig scheint.
• In die gleiche Kategorie gehört die Unfähigkeit, wenn nötig Nein zu sagen: Wir nehmen Aufträge an, die unsere Arbeitskapazität überschreiten, und vermeiden damit einen Konflikt. Dass wir später unter der zusätzlichen Arbeit ächzen werden, nehmen wir in Kauf.
• Wenn Chefs alles lieber selbst machen, als zu delegieren, drücken sie sich davor, jetzt Zeit in Erklärungen zu investieren. Was sie durch Delegieren an Zeit gewinnen, zeigt sich erst später.
• Kurzfristig ist es einfacher, Unterlagen irgendwo auf dem Schreibtisch zu deponieren. Dass wir später Zeit mit der Suche nach Dokumenten verlieren, zählt nicht.

Wie lässt sich verhindern, dass wir uns auf diese Art selbst überlisten? Die Wissenschaft schlägt einen Veränderungsprozess in kleinen Schritten vor. Die Gefahr besteht, dass man sich mit grossen Schritten übernimmt und Misserfolge produziert. An kleinen Schritten kann man jedoch lernen, sein eigenes Verhalten zu ändern.