Autor Willy Knüsel
Ein Sachbearbeiter, der fünf grosse Papierstapel auf seinem Schreibtisch hatte, erzählte mir einmal mit einem Pokerface: „Ich weiss genau, wo ich was finde und ein System benötige ich keines. Dies hier ist mein System!“ und er zeigte auf seine fünf Stapel und auf sein Chaos auf seinem Pult. Da klingelte das Telefon. Der Anrufer fragte nach einem Brief, den er vor ein paar Tagen zugesandt hatte. Unser Mann antwortete ins Telefon „Ja, sicher, einen Augenblick bitte“, und machte sich über seine Stapel her. Er blätterte und blätterte und wurde immer röter im Gesicht, bis er dem Anrufer verlegen sagte: «Ich werde Sie zurückrufen».
Das Informationshandling, also Suchen, Bereitstellen, Sortieren, Ordnen und Ablegen, macht an einem Büroarbeitsplatz durchschnittlich 20 % der verfügbaren Arbeitszeit aus - das sind immerhin 1 - 2 Stunden bei einem 8-Stunden Arbeitstag. Je chaotischer ein Arbeitsplatz organisiert ist, desto mehr kostbare Zeit geht für solch unproduktive Tätigkeiten verloren.
Hier 9 Tipps, wie Sie Ihren Arbeitsplatz organisieren sollten:
Ihr Arbeitsplatz ist kein Ablageplatz für Akten, Zeitschriften, Berichte, Mappen und andere Stapel, sondern eben ein Arbeitsplatz! Auf den Arbeitsplatz kommt die Arbeit, an der Sie gerade arbeiten, einige Ablageschalen, zum Beispiel Eingang, Ausgang, laufende Arbeiten, Lesen, Ablage. Zudem die wichtigsten Arbeitswerkzeuge und sonst nichts!
Das Grundprinzip von Ordnung im Büro ist: Je aktueller eine Information ist und je häufiger sie bearbeitet oder gebraucht wird, desto näher am Arbeitsplatz soll sie aufbewahrt werden. Archivakten und Daten, die seit Monaten oder Jahren nicht mehr benutzt wurden, gehören ins Archiv oder in den Container. Daten, die von mehreren Personen oder von einem Team benutzt werden, gehören an einen zentralen und für alle zugänglichen Ort und nicht an einen persönlichen Arbeitsplatz.
Sammeln Sie keine Unterlagen in Stapeln, sondern versorgen Sie möglichst immer alles, zum Beispiel in Hängemappen oder in Stehmappen (z.B. Mappei)
Entscheiden Sie bei allen Schriftstücken, die keine juristische Aufbewahrungspflicht haben immer sofort, welchen Nutzen das Dokument bietet und ob es nicht weggeworfen werden kann.
Fragen Sie sich immer, bevor Sie ein Dokument horten: Wo und wie könnte ich es wieder beschaffen, falls ich es in Zukunft möglicherweise wieder benötige? Falls das relativ einfach ist, schmeissen Sie es weg.
Alle Dokumentenbehälter sind eindeutig beschriftet (Ordner, Hängeregister, Mappei-System, Körbe, Schalen, Schubladen, Schränke usw.).
Betrachten Sie den Papierkorb als eines Ihrer wichtigsten Werkzeuge, denn 85% aller Informationen werden nie mehr angeschaut. Also können Sie diese auch gleich wegschmeissen. Falls Ihnen das Wegwerfen Mühe macht, dann besorgen Sie sich zwei Papiersammler. Füllen Sie zuerst den ersten mit Dokumenten, dann den zweiten. Sobald der zweite Papiersammler voll ist, leeren Sie den ersten. Mit diesem Dokumenten-Puffer können Sie Ihr Sicherheitsbedürfnis befriedigen und falls Sie doch einmal etwas zu früh weggeschmissen haben, können Sie das Papier wieder hervorkramen.
Gewöhnen Sie es sich an, nach jedem Abschluss einer Aufgabe alle dafür benötigten Unterlagen konsequent wegzuräumen, bevor Sie mit der nächsten beginnen. Sehen Sie das nicht als Last, sondern als positives Zeichen dafür, eine Aufgabe abhaken zu können.
Räumen Sie am Abend bevor Sie nach Hause gehen alles auf. Lassen Sie nichts liegen, auch wenn Sie am nächsten Morgen an derselben Arbeit weiterfahren. Das gibt Ihnen ein gutes Gefühl, wenn Sie den Arbeitsplatz verlassen und wirkt motivierend für den Arbeitsbeginn am nächsten Tag
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
