Autor Willy Knüsel
Der Mensch ist Jäger und Sammler, und das manifestiert sich auch am Arbeitsplatz. Der Hauptgrund für die Sammelwut ist eine falsche Fragestellung. Der Büromensch fragt sich: «Könnte ich diese Information eventuell wieder einmal gebrauchen?»
Die Antwort ist meistens «Ja» und die Akte, die Fachzeitschrift oder ein Papier landet in irgend einer Ablage – meistens auf Nimmerwiedersehen. Denn das ist auch eine Tatsache – die meisten Leute wissen gar nicht mehr, was sie alles gehortet haben.
Stellen Sie sich deshalb in Zukunft folgende zwei Fragen, bevor Sie etwas aufbewahren:
Erstens: Falls ich die Information wieder brauche, wo kann ich sie wieder beschaffen?
Da Informationen in Unternehmen 4 – 5 Mal gespeichert werden, ist die Wiederbeschaffung einer Information meistens kein Problem. Sie könne deshalb Ihre Kopie meistens getrost entsorgen.
Zweitens: Was passiert, wenn ich diese Information jetzt wegwerfe?
Wenn die Antwort auf diese zweite Frage «Nichts» oder «Nicht viel» heisst, dann ab in den Papierkorb mit den Dokumenten.
Trennen Sie passives von aktivem Material
In unseren Trainings sagen wir den Teilnehmern: Wir wollen aus chaotisch organisierten Menschen keine Ordnungsfanatiker machen, denn das funktioniert nicht.
Was wir aber empfehlen ist: Werfen Sie alles fort oder spedieren es ins Archiv, was Sie nicht mehr brauchen. Was bleibt ist wie gesagt etwa 20% der Ursprungsmenge. Und ob Sie diesen Rest nun eher chaotisch oder wohlgeordnet organisieren, spielt dann keine grosse Rolle mehr.
Was Sie gegen wachsende Stapel tun können
Wenn Sie nun bis zu 80% Material entsorgt haben, fragt sich, wie arbeite ich in Zukunft, damit die Papierberge gar nicht mehr wachsen? Hier empfiehlt sich das Sofort-Prinzip:
Sobald Sie ein Dokument in die Hand nehmen, entscheiden Sie immer was Sie damit tun wollen. Dabei stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Wahl:
Und noch ein Zusatztipp:
Oft werden Aufgaben zu 90% erledigt und dann wandert die entsprechende Akte auf einem Stapel, weil das lästige Ablegen, oder das sofortige Weiterleiten oder der lästige Entscheid etwas sofort zu entsorgen nicht so wichtig ist. Und schon wachsen die Stapel wieder.
In meiner Beratertätigkeit stelle ich immer wieder fest, dass 50 Prozent der meisten Stapel aus solchen fast erledigten Akten besteht.
Deshalb: Versuchen Sie Arbeiten immer zu Ende zu bearbeiten, vor allem dann, wenn die Aufgabe praktisch abgeschlossen ist.
Ich möchte mein Zeitmanagement und meine Arbeitsorganisation verbessern.
