Sichtbares Arbeitsende - Effizienter Tagesbeginn
Schliessen Sie Ihren Arbeitstag sichtbar ab. Räumen Sie dazu Ihren Schreibtisch auf, bevor Sie nach Hause gehen.
Das Gleiche gilt für den E-Mail-Posteingang: Setzen Sie sich das Ziel, abends alle tagsüber eingegangenen Mails beantwortet, gelöscht oder terminiert zu haben.
Machen Sie schliesslich eine To-Do-Liste für den nächsten Tag.
Meist ist der Tagesbeginn entscheidend für die gesamte Tagesform. Sind die ersten Arbeitsstunden zerfranst und ineffektiv, ist es schwierig, später noch einmal zu voller Konzentration aufzulaufen. Beginnen Sie deshalb mit Ihrer To-Do-Liste und beginnen Sie mit einer wichtigen Aufgabe.
Erfolge mit Mini-Gewohnheiten erzielen
Sie können neue Gewohnheiten erwerben, wenn Sie einfach regelmässig mit Minigewohnheiten dranbleiben.
Aus dem gleichnamigen Buch von Stephen Guise.
Die Grundidee ist relativ einfach: Minigewohnheiten sind Angewohnheiten, die geradezu lächerlich klein sind, aber jeden Tag ausgeführt werden. Stephen Guise nennt sein eigenes Beispiel, die eine Liegestütze am Tag. Er ist auf die Idee der Minigewohnheiten gekommen, indem er einfach drei Liegestütz am Tag machte, das aber jeden Tag. Aus dieser Angewohnheit ist inzwischen ein richtiges Trainingsprogramm geworden.
Dann kam eine zweite Angewohnheit hinzu, er nahm sich vor, jeden Tag 50 Wörter zu schreiben, das sind ungefähr vier bis fünf Zeilen. Zwei Routinehandlungen, die also so lächerlich klein sind, dass er in Anlehnung an die Bankenkrise von „too small to fail“ spricht.
Allerdings war Wirkung dieser kleinen Änderungen gewaltig. Sehr schnell machte er mehr als eine Liegestütz und schrieb bald sehr viel mehr als 50 Wörter, teilweise an die 2000 Wörter am Tag. Für die stressigen Tage oder den Urlaub liess Stephen Guise sich immer wieder auf die Minimalgewohnheit zurückfallen.
Ich habe mir nun vorgenommen, jeden Morgen gleich nach dem Aufwachen, drei Liegestütz zu machen und den Tag mit einem Abendtee abzuschliessen und auf einem Post-it drei Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben.
Vermeiden Sie Ausreden
«Ich bin im Stau stecken geblieben», «Das Telefon hat mich aufgehalten» oder «Der Strom ist ausgefallen»...
Gewöhnen Sie sich solche Ausreden ab und stehen Sie auch bei von aussen kommenden Ereignissen zum Anteil, den Sie selbst dabei verantworten.
«Ich bin zu spät losgefahren», «Ich habe das Telefon trotz Termindruck noch abgenommen» oder «Ich habe die Daten auf meinem PC nicht regelmässig gesichert».
Sie werden sehen: Die Reaktionen der anderen wird nicht kritischer ausfallen als bei den alten Ausreden. Im Gegenteil Sie wirken authentischer, ehrlicher und selbstbewusster. Zudem werden Sie selbst stärker, weil die Ehrlichkeit auch Ihnen selbst gut tut.
Bin ich effektiv oder nur beschäftigt?
Haben Sie manchmal das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, aber vorwärts sind Sie nicht gekommen. Falls ja, schreiben Sie einen Zettel mit grossen Buchstaben, den Sie an Ihre Bürowand kleben. Darauf steht:
❶ Schaffe ich einen Mehrwert mit dem, was ich gerade mache?
❷ Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher?
❸ Werde ich heute pünktlich nach Hause gehen, wenn ich so weitermache?
Diese Notiz hilft Ihnen, sich an das zu erinnern, was wirklich wichtig ist. Denn nichts ist einfacher, als sich ablenken zu lassen und ins Trödeln zu geraten.
Kennen Sie Ihre Zeitfresser?
Zuerst ein paar Beispiele: Jammern, bevor man mit der Arbeit beginnt – Zum Fenster hinaus träumen – Im Internet surfen – Schwatzen – Dauernd E-Mails checken – Trödeln
Vielleicht ist ihr ganz persönlicher Zeitfresser nicht dabei, oder er ist Ihnen nicht bewusst. Finden Sie es heraus!
Beobachten Sie sich bei der Arbeit und rapportieren Sie alle Aktivitäten während mehreren Tagen. Finden Sie heraus, was reine Arbeit ist, und was überflüssige Beschäftigungen sind. Wenn Ihnen erst einmal deutlich wird, womit Sie Ihre Zeit verbringen, fällt es Ihnen auch leichter, die Zeitfresser auszuschalten.
Als Hilfsmittel können Sie unter info@mehrleisten.ch eine Checkliste für Ihre Analyse verlangen.
Beginnen Sie mit dem ersten Schritt
Sie haben ein spannendes Projekt vor sich, beruflich oder privat, vielleicht auch ein Vorhaben, das Sie schon lange angehen wollten.
Doch Zweifel nagen an Ihnen: Schaff ich das überhaupt, wie und wo anfangen?
Visualisieren Sie deshalb nicht den langen Weg oder den Berg Arbeit vor sich. Das demotiviert und führt zu Aufschieberitis. Betrachten Sie jeweils nur den nächsten Schritt, der Ihnen dabei hilft, ein Stück weiterzukommen.
Zerlegen Sie Ihr Projekt in kleine überschaubare Aufgaben und beginnen Sie mit einem Teilstück. Vielleicht beim einfachsten oder beim kniffligsten, je nachdem, was Ihnen mehr liegt.
Wenn der erste Schritt getan ist, geht der Rest fast von alleine.
Beachten Sie Ihre Leistungskurve
Die meisten Menschen erbringen die beste Leistung von 8 bis 11 Uhr. In dieser Zeit kann man sich am besten konzentrieren und fokussiert arbeiten. Vor allem für logisches und analytisches Denken ist diese Zeit optimal.
Die Leistungskurve sinkt danach massiv ab, bis etwa 15:30 Uhr. Erledigen Sie in dieser Zeit Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Mails bearbeiten oder administrative Tätigkeiten.
Ab 15:30 Uhr steigt die Leistungskurve wieder. Nun ist die Zeit optimal für kreative Tätigkeiten, zum Beispiel ein Konzept erstellen, einen Bericht schreiben oder sich Gedanken über eine Kampagne machen.
Wie Sie die Wirkung Ihrer Aussagen verbessern
Wenn Sie etwas sagen und das Gefühl haben, das Gesagte wurde nicht verstanden oder ignoriert, dann überprüfen Sie Ihre nonverbalen Signale. Denn was wir inhaltlich sagen, wirkt nur zu 7%.
Die restliche Wirkung erzielen wir durch unsere nonverbalen Signale. Genau gesagt, 38% mit der Stimme und 58% mit der Haltung, Mimik und Gestik).
Wenn Sie zum Beispiel «Nein» sagen wollen, aber das «Nein» ist Ihnen unangenehm. Sie lächeln entschuldigend und lassen die Schultern hängen. Zudem halten Sie den Kopf etwas schräg. Dann kann es durchaus vorkommen, dass Ihr «Nein» ignoriert wird. Denn Ihre nonverbalen Signale sagen «Ja». Denn Sie senden zu 93% «Ja» und nur zu 7% «Nein».
Wenn Sie also etwas sagen, dann zeigen Sie es auch: Mit der Stimme, mit der Haltung und mit der Gestik.
Die grössten Zeitfresser im Büro
Adobe hat 1000 Personen gefragt, welches die grössten Zeitfresser im Büro sind. Als grösste Zeitverschwender bei der täglichen Arbeit haben 46 Prozent der Befragten die Archivierung und Suche von Dokumenten genannt.
Das Ergebnis erstaunt nicht, denn im Zeitalter von Google wird die Ablage häufig noch ähnlich strukturiert wie zu Zeiten des Bundesordners. Jedoch mit einem grossen Unterschied. Aktenordner konnte man nicht auf die Schnelle erstellen und beliebig verschachteln geht auch nicht. Im Computer aber schon, und so wächst das Chaos tagtäglich. Die anfänglich gut gemeinte Struktur verkommt zum Datengrab.
Zudem verfügen viele Anwender nicht über genügend Kenntnisse im Windows-Explorer. Denn hätten sie diese, wäre mancher Ordner überflüssig. Schliesslich wäre es sinnvoll die Benennung von Dateien strikte vorzugeben.
Falls Sie finden, dass das Chaos in Zukunft ein Ende haben muss, rufen Sie an, wir beraten Sie gerne (Telefon 032 622 56 56).
Ordnung halten ist kein Privatvergnügen
«Ich brauche mein kreatives Chaos». Kennen Sie dieses Pseudo-Argumente gegen ordentliche Arbeitsplätze?
Lassen Sie es keinesfalls gelten! Dutzende von Untersuchungen über Arbeitsplatzorganisation haben ergeben, dass Chaos am Arbeitsplatz die Konzentration und damit die Effizienz massiv vermindert.
Am Abend sollen keine Zettel, Dossier, Ordner oder gar Reste von Mahlzeiten herumliegen. Und der Arbeitsplatz soll so organisiert sein, dass Kollegen ohne Probleme wichtige Unterlagen, Werkzeuge und Schlüssel finden, wenn ein Mitarbeiter krank wird.
Aufgaben effizient anpacken
Bevor Sie eine Aufgabe anpacken, sollten Sie sich zuerst ein paar Gedanken machen.
Klären Sie vor jeder grösseren Aufgabe folgende Fragen:
- Was ist das Ziel, was wird erwartet
- Welche Informationen benötige ich von welchen Personen
- Welche Personen müssen einbezogen werden
- Wie und in welcher Qualität muss die Aufgabe erledigt werden
- Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden.
Das schlimmste ist, eine Aufgabe kopflos und überhastet zu beginnen. Die Zeit, welche Sie in eine sorgfältige Planung investieren, holen Sie locker wieder herein.
Zeitmanagement - So geht es einfacher
Stellen Sie sich vor, Ihre Agenda entspricht einem leeren Krug. Sie legen grosse und kleine Steine sequentiell, also ungeplant, in den Krug bis er voll ist. Auf diese Weise kann es passieren, dass Sie nur wenige grosse Steine platzieren, weil schon viele kleine Kieselsteine im Krug liegen.
Um den Krug optimal zu füllen, ist die Reihenfolge entscheidend: Platzieren Sie im Krug zuerst die grossen Steinen und füllen Sie die Zwischenräume mit den Kieselsteinen auf. Füllt man den Krug zuerst mit Kieselsteinen, fehlt anschliessend der Platz für die grossen Steine.
Ein erfolgreiches Zeitmanagement funktioniert genau gleich: Machen Sie deshalb eine Wochenplanung und setzen Sie zuerst die grossen Steine (Wichtige Aufgaben). Die Zwischenräume füllen Sie mit Kleinkram auf.
Entscheidend ist nicht, dass Sie viele Aufgaben erledigen, sondern die wichtigen.
Das Instandhaltungs-Prinzip
Bei Ihrem Bostitch sind die Klammern alle. Statt ihn nachzufüllen, nehmen Sie jenen des Kollegen. Oder beim Drucker ist das Papier ausgegangen. Der Nächste soll es auffüllen. Aber vielleicht sind Sie der Nächste?
Arbeitsmittel die nicht funktionieren, sind ein Ärgernis. Machen Sie es sich zum Prinzip, sich für die Instandsetzung Ihrer Arbeitsmittel immer direkt Zeit zu nehmen oder die Aufgabe sofort zu delegieren.
Machen Sie sich klar: Sie sparen keine Zeit, wenn Sie solche Handgriffe aufschieben.
Nein sagen statt Aufschieberitis
Wenn es darum geht Aufgaben vor uns herzuschieben, sind wir ungemein kreativ und erfinderisch. Man könnte es fast einen Volkssport nennen, Sachen wieder und wieder zu vertagen, und immer einen kreativen und plausiblen Grund nachzuschieben.
Leider bringt uns das nicht weiter! Statt mit Leichtigkeit durchs Leben zu gehen, schieben wir einen Berg von «Ich sollte noch…», «Ich möchte noch…» «Es wäre toll, zu…» vor uns her.
Dabei gibt es eine simple Methode mit einem hochwirksamen Wort, Aufschieberitis zu eliminieren. Sagen Sie öfter mal «Nein»! Zu Ideen, die nicht realistisch sind, zu Wünschen, die Ihnen gar nicht so wichtig sind, zu Menschen, die immer etwas von Ihnen wollen, zu Aufgaben, die nichts bringen.
Konzentrieren Sie sich stattdessen auf das, was Ihnen wirklich wichtig ist und schieben Sie das ja nicht auf.
Vereinfachen Sie Ihre Arbeit!
Vereinfachen bedeutet, sich aus Aktivitäten auszuklinken, deren Zeitaufwand nicht im Verhältnis zum Ertrag oder Nutzen steht.
Ermitteln Sie die Bereiche, die am meisten Wert schaffen. Denken Sie immer wieder an die berühmte 80/20-Regel: Nur 20 % Ihrer Tätigkeit schaffen 80 % des Ergebnisses. Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent und welche zu den 80 Prozent? Überlegen Sie sich:
Was sind meine Talente? Was sind die ertragreichsten Produkte und Dienstleistungen? Was sind die Kernkompetenzen unserer Firma? Welche sind unsere besten Kunden? Was sind die wirksamsten Marketingmethoden?
Wenn Sie Ihre Stärken analysiert haben, widmen Sie diesen mehr Zeit. Reduzieren oder meiden Sie andere Tätigkeiten und Bereiche oder noch besser, schaffen Sie sie so schnell wie möglich ganz ab.
Das E-Mail ist eine Visitenkarte der Firma
Geschäftliche E-Mails sollen so korrekt geschrieben werden wie normale Geschäftskorrespondenz, denn ein E-Mail ist genauso eine Visitenkarte für Ihr Unternehmen wie ein Brief.
Die Schnelligkeit dieses Mediums ist keine Entschuldigung für Schlampereien in Sprache und Präsentation. Wer sich nicht daran hält, hinterlässt einen schlechten Eindruck und verärgert unter Umständen den Empfänger.
Das heisst: Schreiben Sie ein aussagefähiges Betreff, eine korrekte Anrede- und Grussformel und gliedern Sie den Text mit Absätzen. Schliesslich, schreiben Sie keine Romane und formulieren Sie einfach und verständlich.
Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation
Jemand bittet Sie um etwas das Sie eigentlich nicht tun können oder wollen. Aus Höflichkeit möchten Sie denjenigen aber nicht mit einem klaren Nein vor den Kopf stossen. Heraus kommen dann Aussagen wie Vielleicht, Eventuell, Mögicherweise...
Damit ist aber weder Ihnen noch dem anderen geholfen. Und meist führen solche Aussagen zu Unzufriedenheit auf der einen oder der anderen Seite oder sogar auf beiden.
Unser Tipp: Vereinfachen Sie Ihre Kommunikation. Haben Sie den Mut zu einem klaren Ja oder Nein. Sie haben ein Recht darauf. Und meist kann der andere viel besser mit einer klaren Aussage umgehen als mit "eventuell". Denn dann hat er die Gelegenheit, rechtzeitig nach Alternativen zu suchen