Sie können neue Gewohnheiten erwerben, wenn Sie einfach regelmässig mit Minigewohnheiten dranbleiben. Aus dem gleichnamigen Buch von Stephen Guise. Die Grundidee ist relativ einfach: Minigewohnheiten sind Angewohnheiten, die geradezu lächerlich klein sind, aber jeden Tag ausgeführt werden. Stephen Guise nennt sein eigenes Beispiel, die eine Liegestütze am Tag. Er ist auf die Idee der Minigewohnheiten gekommen, indem er einfach drei Liegestütz am Tag machte, das aber jeden Tag. Aus dieser Angewohnheit ist inzwischen ein richtiges Trainingsprogramm geworden. Dann kam eine zweite Angewohnheit hinzu, er nahm sich vor, jeden Tag 50 Wörter zu schreiben, das sind ungefähr vier bis fünf Zeilen. Zwei Routinehandlungen, die also so lächerlich klein sind, dass er in Anlehnung an die Bankenkrise von „too small to fail“ spricht. Allerdings war Wirkung dieser kleinen Änderungen gewaltig. Sehr schnell machte er mehr als eine Liegestütz und schrieb bald sehr viel mehr als 50 Wörter, teilweise an die 2000 Wörter am Tag. Für die stressigen Tage oder den Urlaub liess Stephen Guise sich immer wieder auf die Minimalgewohnheit zurückfallen. Ich habe mir nun vorgenommen, jeden Morgen gleich nach dem Aufwachen, drei Liegestütz zu machen und den Tag mit einem Abendtee abzuschliessen und auf einem Post-it drei Aufgaben für den nächsten Tag aufzuschreiben.

«Ich bin im Stau stecken geblieben», «Das Telefon hat mich aufgehalten» oder «Der Strom ist ausgefallen»... Gewöhnen Sie sich solche Ausreden ab und stehen Sie auch bei von aussen kommenden Ereignissen zum Anteil, den Sie selbst dabei verantworten. «Ich bin zu spät losgefahren», «Ich habe das Telefon trotz Termindruck noch abgenommen» oder «Ich habe die Daten auf meinem PC nicht regelmässig gesichert». Sie werden sehen: Die Reaktionen der anderen wird nicht kritischer ausfallen als bei den alten Ausreden. Im Gegenteil Sie wirken authentischer, ehrlicher und selbstbewusster. Zudem werden Sie selbst stärker, weil die Ehrlichkeit auch Ihnen selbst gut tut.

Haben Sie manchmal das Gefühl, den ganzen Tag beschäftigt gewesen zu sein, aber vorwärts sind Sie nicht gekommen. Falls ja, schreiben Sie einen Zettel mit grossen Buchstaben, den Sie an Ihre Bürowand kleben. Darauf steht: ❶ Schaffe ich einen Mehrwert mit dem, was ich gerade mache? ❷ Bringt mich diese Aufgabe meinen Zielen näher? ❸ Werde ich heute pünktlich nach Hause gehen, wenn ich so weitermache? Diese Notiz hilft Ihnen, sich an das zu erinnern, was wirklich wichtig ist. Denn nichts ist einfacher, als sich ablenken zu lassen und ins Trödeln zu geraten.

Zuerst ein paar Beispiele: Jammern, bevor man mit der Arbeit beginnt – Zum Fenster hinaus träumen – Im Internet surfen – Schwatzen – Dauernd E-Mails checken – Trödeln Vielleicht ist ihr ganz persönlicher Zeitfresser nicht dabei, oder er ist Ihnen nicht bewusst. Finden Sie es heraus! Beobachten Sie sich bei der Arbeit und rapportieren Sie alle Aktivitäten während mehreren Tagen. Finden Sie heraus, was reine Arbeit ist, und was überflüssige Beschäftigungen sind. Wenn Ihnen erst einmal deutlich wird, womit Sie Ihre Zeit verbringen, fällt es Ihnen auch leichter, die Zeitfresser auszuschalten. Als Hilfsmittel können Sie unter info@mehrleisten.ch eine Checkliste für Ihre Analyse verlangen.

Die meisten Menschen erbringen die beste Leistung von 8 bis 11 Uhr. In dieser Zeit kann man sich am besten konzentrieren und fokussiert arbeiten. Vor allem für logisches und analytisches Denken ist diese Zeit optimal. Die Leistungskurve sinkt danach massiv ab, bis etwa 15:30 Uhr. Erledigen Sie in dieser Zeit Routinetätigkeiten, wie zum Beispiel Mails bearbeiten oder administrative Tätigkeiten. Ab 15:30 Uhr steigt die Leistungskurve wieder. Nun ist die Zeit optimal für kreative Tätigkeiten, zum Beispiel ein Konzept erstellen, einen Bericht schreiben oder sich Gedanken über eine Kampagne machen.

Wenn Sie etwas sagen und das Gefühl haben, das Gesagte wurde nicht verstanden oder ignoriert, dann überprüfen Sie Ihre nonverbalen Signale. Denn was wir inhaltlich sagen, wirkt nur zu 7%. Die restliche Wirkung erzielen wir durch unsere nonverbalen Signale. Genau gesagt, 38% mit der Stimme und 58% mit der Haltung, Mimik und Gestik). Wenn Sie zum Beispiel «Nein» sagen wollen, aber das «Nein» ist Ihnen unangenehm. Sie lächeln entschuldigend und lassen die Schultern hängen. Zudem halten Sie den Kopf etwas schräg. Dann kann es durchaus vorkommen, dass Ihr «Nein» ignoriert wird. Denn Ihre nonverbalen Signale sagen «Ja». Denn Sie senden zu 93% «Ja» und nur zu 7% «Nein». Wenn Sie also etwas sagen, dann zeigen Sie es auch: Mit der Stimme, mit der Haltung und mit der Gestik.

Adobe hat 1000 Personen gefragt, welches die grössten Zeitfresser im Büro sind. Als grösste Zeitverschwender bei der täglichen Arbeit haben 46 Prozent der Befragten die Archivierung und Suche von Dokumenten genannt. Das Ergebnis erstaunt nicht, denn im Zeitalter von Google wird die Ablage häufig noch ähnlich strukturiert wie zu Zeiten des Bundesordners. Jedoch mit einem grossen Unterschied. Aktenordner konnte man nicht auf die Schnelle erstellen und beliebig verschachteln geht auch nicht. Im Computer aber schon, und so wächst das Chaos tagtäglich. Die anfänglich gut gemeinte Struktur verkommt zum Datengrab. Zudem verfügen viele Anwender nicht über genügend Kenntnisse im Windows-Explorer. Denn hätten sie diese, wäre mancher Ordner überflüssig. Schliesslich wäre es sinnvoll die Benennung von Dateien strikte vorzugeben. Falls Sie finden, dass das Chaos in Zukunft ein Ende haben muss, rufen Sie an, wir beraten Sie gerne (Telefon 032 622 56 56).

Bevor Sie eine Aufgabe anpacken, sollten Sie sich zuerst ein paar Gedanken machen. Klären Sie vor jeder grösseren Aufgabe folgende Fragen: - Was ist das Ziel, was wird erwartet - Welche Informationen benötige ich von welchen Personen - Welche Personen müssen einbezogen werden - Wie und in welcher Qualität muss die Aufgabe erledigt werden - Bis wann muss die Aufgabe erledigt werden. Das schlimmste ist, eine Aufgabe kopflos und überhastet zu beginnen. Die Zeit, welche Sie in eine sorgfältige Planung investieren, holen Sie locker wieder herein.

Bei Ihrem Bostitch sind die Klammern alle. Statt ihn nachzufüllen, nehmen Sie jenen des Kollegen. Oder beim Drucker ist das Papier ausgegangen. Der Nächste soll es auffüllen. Aber vielleicht sind Sie der Nächste? Arbeitsmittel die nicht funktionieren, sind ein Ärgernis. Machen Sie es sich zum Prinzip, sich für die Instandsetzung Ihrer Arbeitsmittel immer direkt Zeit zu nehmen oder die Aufgabe sofort zu delegieren. Machen Sie sich klar: Sie sparen keine Zeit, wenn Sie solche Handgriffe aufschieben.